Telewerk: welke vergoedingen?

Sinds de coronacrisis is telewerk een steeds belangrijker onderdeel van het professioneel leven van een groot deel van de werknemers gaan uitmaken. Telewerk brengt echter ook extra kosten met zich mee: internet, verwarming, elektriciteit, gebruik van eigen materiaal, enz. Als gevolg van de energiecrisis zijn deze kosten nu sterk gestegen. Via jullie vragen en opmerkingen, stellen wij vast dat dit een zeer levendig item is in veel bedrijven. In deze nota geven we een overzicht van de mogelijke vergoedingen die hiermee gepaard kunnen gaan. Zij kunnen van doorslaggevend belang zijn tijdens de onderhandelingen op bedrijfsniveau. Het is immers een goed idee de werkgever eraan te herinneren dat tussenkomen in de telewerkkosten hem fiscale en sociale voordelen kan opleveren.
 

Hebben alle telewerkers recht op een tussenkomst van hun werkgever?

Het recht van telewerkers een werkgeverstussenkomst in hun kosten te vragen hangt af  van de uitgevoerde vorm van telewerk, waarbij een onderscheid moet worden gemaakt tussen twee vormen.
 

Structureel telewerk

Het structureel telewerk is een vorm van organisatie en/of uitvoering van werk, met behulp van informatietechnologie, in het kader van een arbeidsovereenkomst, waarbij het werk dat ook op bedrijfslocatie had kunnen plaatsvinden, regelmatig en niet occasioneel buiten de kantoorgebouwen wordt verricht. Deze vorm van telewerk wordt geregeld door de cao nr. 85. Er wordt dan ook een bijlage bij de arbeidsovereenkomst afgesloten (of dit staat reeds in de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst). Als stelregel geldt dat dit minstens één dag per week dient plaats te vinden.

De werkgever is verplicht ten minste de nodige apparatuur beschikbaar te stellen, te installeren en te onderhouden. Bovendien moet hij de kosten van communicatie en de verbindingen die verband houden met het telewerk betalen.

Indien de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, zijn de aan het telewerk verbonden kosten inzake installatie van informaticaprogramma's, werking en onderhoud en afschrijving van de apparatuur voor rekening van de werkgever.

De werkgever moet dus een minimale vergoeding aan de telewerker betalen, maar kan meer doen, als hij dat wil.
 

Occasioneel telewerk

Het occasioneel telewerk is een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk, met behulp van informatietechnologie, in het kader van een arbeidsovereenkomst, waarbij het werk dat ook op de bedrijfslocatie kan worden uitgevoerd, occasioneel en op niet-regelmatige basis buiten de kantoorgebouwen wordt verricht. Deze vorm van telewerk wordt geregeld door de wet betreffende werkbaar en wendbaar werk van 5 maart 2017.

Dit occasioneel telewerk vindt dus uitzonderlijk plaats omwille van overmacht of persoonlijke redenen (vervoerstaking, slecht weer, uitzonderlijk doktersbezoek enz.). Er worden geen bijlagen bij de arbeidsovereenkomst afgesloten.

In geval van occasioneel telewerk is de werkgever niet verplicht een minimumvergoeding te betalen.  De werkgeverstussenkomst is dus optioneel.
 

Onderhandelingen in de Nationale Arbeidsraad: stand van zaken

Naar aanleiding van de coronacrisis hebben de sociale partners binnen de Nationale Arbeidsraad een reflectie opgestart over de evaluatie en de herziening van het wettelijk kader voor telewerk. Tot nog toe zonder resultaat. De onderhandelingen verlopen moeizaam, vooral wat de kosten die door de  werkgever ten laste moeten worden genomen betreft. We zien dit dossier op dit moment niet op een positieve manier evolueren in de Nationale Arbeidsraad.
 

Tabellen mogelijke tussenkomsten

De tussenkomst van de werkgever in de kosten die verband houden met het telewerk, kunnen parafiscaal interessant zijn voor de werkgever: onder bepaalde voorwaarden kan hij deze inbrengen onder ‘kosten eigen aan de werkgever’ waardoor hij vrijgesteld is van belastingen en socialezekerheidsbijdragen op deze tussenkomst. Anders gezegd: op de door de werkgever betaalde telewerkvergoedingen zijn geen belastingen noch RSZ-bijdragen verschuldigd. Dit is een belangrijk argument om mee te nemen in de onderhandeling over de arbeidsvoorwaarden op bedrijfsniveau.

Hierna volgt een overzicht van de mogelijke tussenkomsten en hun fiscale en sociale behandeling.

Kosten materiaal en internet

	Telewerker gebruikt eigen privé-apparatuur	Werkgever levert materiaal
Structureel telewerk = Verplicht voor de werkgever	Vrijgesteld van belastingen en RSZ:   Op de vergoedingen moeten geen RSZ-bijdragen worden betaald,  voor zover de volgende limieten niet zijn overschreden: Eigen computer: vrijgesteld tot maximum € 20 per maand Privé internetabonnement: vrijgesteld tot maximum € 20 per maand   Eigen tweede computerscherm, printer en/of scanner zonder gebruik van privécomputer: vrijgesteld tot maximum € 10/maand  (€ 5 per maand per item gedurende max. 3 jaar) Ander eigen materiaal (scherm, scanner, enz.): terugbetaling van de werkelijk gemaakte kosten = vrijgesteld voor zover er reële bewijsstukken worden voorgelegd en deze investeringen noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op normale[1] wijze te kunnen uitvoeren	Vrijgesteld van belastingen en RSZ: Het gebruik van het door de werkgever  ter beschikking gestelde materiaal is vrijgesteld van sociale bijdragen, bedrijfsvoorheffing en belastingen
Occasioneel telewerk = Optie voor de werkgever	Vrijgesteld van belastingen en RSZ: Op de vergoedingen moeten geen RSZ-bijdragen worden betaald,  voor zover de volgende limieten niet zijn overschreden: Eigen computer: vrijgesteld tot maximum € 20 per maand Privé internetabonnement: vrijgesteld tot maximum € 20 per maand   Eigen tweede computerscherm, printer en/of scanner zonder  gebruik van privécomputer: vrijgesteld tot maximum € 10/maand  (€ 5 per maand per item gedurende max. 3 jaar) Ander eigen materiaal (scherm, scanner,  enz.): terugbetaling van de werkelijk gemaakte kosten = vrijgesteld voor zover er bewijsstukken worden voorgelegd en deze investeringen noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op normale wijze te kunnen uitvoeren	Vrijgesteld van belastingen en RSZ: Het gebruik van het door de werkgever  ter beschikking gestelde materiaal is vrijgesteld van sociale bijdragen, bedrijfsvoorheffing en belastingen

Andere kosten (elektriciteit, verwarming, water, meubilair…)

	Bureauvergoeding
Structureel telewerk = Optie voor de werkgever	Bureauvergoeding (dekt de kosten voor het gebruik van koffie, water, verzekeringen, elektriciteit, verwarming, enz.):  vrijgesteld van belastingen en RSZ tot maximum € 142,95 per maand (bedrag geldig op 1/9/2022)                                                                                      Terugbetaling van het door de werknemer gefinancierd meubilair (bureaustoel en -tafel):  vrijgesteld van belastingen en RSZ: op basis van reële bewijsstukken en op voorwaarde dat deze investeringen noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op normale wijze te kunnen uitvoeren   Terbeschikkingstelling van kantoormeubilair: vrijgesteld van belastingen en RSZ-bijdragen
Occasioneel telewerk = Optie voor de werkgever	De onkostenvergoeding is vrijgesteld van belastingen en RSZ op voorwaarde dat de werkgever aantoont dat ze: bedoeld is om zijn eigen kosten te dekken ze daadwerkelijk aan dergelijke uitgaven werd besteed

Overgangsregeling: toepassing van de 10%-regel voor kantoorkosten

De werkgever heeft de mogelijkheid om werknemers die op structurele basis telewerken een onkostenvergoeding toe te kennen, gelijk aan 10% van het brutoloon met betrekking tot de dagen telewerk.

Opgelet!

Deze vergoedingsregeling dooft uit vanaf 1 juni 2022.

Bijgevolg:

is het vanaf dan niet meer mogelijk om in het systeem te stappen van de 10%-vergoeding die betrekking heeft op de thuiswerkdagen. Werknemers die een overeenkomst voor telewerk afsloten na 1 juni 2022 of nog niet van dit systeem genoten zullen hier dus geen aanspraak meer op kunnen maken.
voor de werknemers die reeds in dit systeem zaten voor 1 juni 2022 kan er verder gebruik worden gemaakt van deze regeling.

Deze vergoeding van 10% is vrijgesteld van RSZ-bijdragen maar niet van belastingen!
 

Cumuleren van de verschillende vergoedingen

Structureel telewerk

Tot slot geven we nog mee dat een telewerker verschillende vergoedingen kan cumuleren. Naast de forfaitaire bureauvergoeding van maximaal € 142,95 per maand, kan/moet de werkgever cumulatief financieel tussenkomen op verschillende manieren (overzicht in onderstaande tabel).  Hij geniet hierbij van een gunstige fiscale en sociale behandeling.

Vergoeding	Voorwaarden voor cumulatie
Tussenkomst voor aankoop kantoormeubilair en/of informaticamateriaal door werknemer	Op basis van reële bewijsstukken en het aangekochte materiaal moet noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op normale wijze te kunnen uitvoeren
Kantoormeubilair en/of informaticamateriaal ter beschikking gesteld door werkgever	Deze terbeschikkingstelling van bepaald materiaal nodig om de beroepsactiviteit thuis op normale wijze te kunnen uitvoeren wordt niet belast als ‘voordeel van alle aard’
Professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement	Maximaal € 20/maand
Professioneel gebruik van een privécomputer met randapparatuur	Maximaal € 20/maand
Professioneel gebruik van een eigen tweede scherm, printer en/of scanner zonder gebruik van privécomputer	€ 5 euro per maand per item, maar maximaal € 10 per maand

In de praktijk stellen we dan ook vast dat, aangezien de meeste telewerkers met laptops van de werkgever werken, in de ‘royale regelingen’ vergoedingen tot maximum € 142,95 bekomen worden. Enerzijds de maximale bureauvergoeding, anderzijds de € 20 kostenvergoeding voor professioneel gebruik van de privé-internetaansluiting. We wijzen hier nogmaals op het feit dat dit maximumbedragen zijn voor de optimale parafiscale behandeling. Andere, lagere bedragen zijn eveneens toegelaten en worden ook veelvuldig uitgekeerd (= regelingen van € 20 à € 60 / maand zijn ook zeer courant).
 

Occasioneel telewerk

Bij occasioneel telewerk is de werkgever niet verplicht financieel tussen te komen in de door de werknemer gemaakte kosten. Hij mag dat natuurlijk wel doen. Zoals voor structureel telewerk, mogen verschillende vergoedingen gecumuleerd worden, op vrijwillige basis en onder de volgende voorwaarden:

Vergoeding	Voorwaarden voor cumulatie
Professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement	Maximaal € 20/maand
Professioneel gebruik van een privécomputer met randapparatuur	Maximaal € 20/maand
Professioneel gebruik van een eigen tweede scherm, printer en/of scanner zonder gebruik van privécomputer	€ 5 euro per maand per item, maar maximaal € 10 per maand
Andere kosten	Op basis van reële bewijsstukken en het aangekochte materiaal moet noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op normale wijze te kunnen uitvoeren

 

Wat met de loonnorm?

Een essentiële vraag in het debat rond de telewerkvergoeding is uiteraard of een verhoging van deze vergoeding in strijd zou zijn met een eventuele loonnorm. Men kan er immers redelijkerwijze van uitgaan dat, gegeven de hoge inflatiecijfers en dito indexeringen van de Belgische lonen, de maximaal beschikbare loonmarge volgens de berekening via de wet van 26/7/1996 op quasi 0% zal uitkomen.

Het antwoord hierop valt uiteen in twee aspecten. Enerzijds een macro-aspect, in de zin of eventuele verhogingen van telewerkvergoeding de maximale beschikbare loonmarge tijdens de volgende IPA-periode zal verkleinen, aangezien deze zouden meetellen als ‘loonmassa’. Sinds de hervorming van de wet in 2017, moet een eventuele resterende loonkloof immers automatisch afgetrokken van de beschikbare marge. Anderzijds het micro-aspect: wat is de kans dat bedrijven boetes zouden krijgen indien ze toch zouden beslissen om hogere telewerkvergoedingen uit te gaan keren?
 

Macro

De definitie van het begrip “loonkost” in de wet van 1996 is heel ruim en gebaseerd op uniforme regels op EU-niveau. Zo goed als alle vormen van lonen in geld, lonen in natura als sociale bijdragen worden meegerekend als loonkost wanneer de loonmassa en bijhorende loonkostenontwikkeling ten aanzien van de buurlanden wordt berekend. Ook vergoedingen voor telewerk worden bijgevolg meegerekend als loonkost. Dit impliceert dat een toekenning van hogere telewerkvergoedingen de loonmassa op macro-niveau in beperkte mate zal verhogen. Hierbij kunnen echter gelijkaardige nuances als bij het micro-niveau gemaakt worden, met in het bijzonder de nuance dat andere (loon)kosten voor werkgevers zoals vergoedingen voor woon-werkverkeer en het gebruik van tankkaarten afnemen. Er zijn daarnaast nog allerhande factoren die de zogenaamde loondrift (= loonevolutie buiten indexeringen en conventionele loonstijgingen om) beïnvloeden, zowel in de positieve als negatieve zin, dat dit geen argument kan zijn om de toekenning van hogere telewerkvergoedingen tegen te houden.
 

Micro

In de wet van 1996 wordt gedefinieerd wat er precies bedoeld wordt met loonkost en wordt er duidelijk gesteld in artikel 9 (§ 1) dat de maximale marge voor loonkostenontwikkeling niet mag overschreden worden door overeenkomsten op intersectoraal, sectoraal, bedrijfs- of individueel niveau. De begrippen loonkostenevolutie, gemiddelde loonkost per uur en daaraan gerelateerde elementen zijn eigenlijk macro-economische indicatoren die moeilijk toepasbaar zijn op het bedrijfsniveau, onder meer ten gevolge van complexe loonstructuren met allerhande verschillende soorten barema’s en (extralegale) vergoedingen. Volgens een interpretatieve nota uit 1997 van de toenmalige minister van Werk Miet Smet dient men steeds de gemiddelde loonkost van de tweejaarlijkse periode waarvoor de norm geldt te gaan vergelijken met die van de voorgaande tweejaarlijkse periode. Bij een eventuele controle zal men dus de gemiddelde uurloonkost op bedrijfsniveau tijdens de twee betrokken IPA-jaren vergelijken met de gemiddelde uurloonkost in de voorgaande IPA-periode. Daarbij is het echter weinig waarschijnlijk dat de toekenning van een telewerkvergoeding zal leiden tot een significante toename van de gemiddelde uurloonkost. Niet alleen is de omvang daarvan beperkt ten opzichte van de totale loonmassa, telewerk leidt ook tot een verlaging van andere (loon)kosten, bijvoorbeeld vergoedingen inzake woon-werkverkeer en het gebruik van tankkaarten. Bovendien kan de gemiddelde uurloonkost automatisch verlagen of verhogen omwille van structurele aanpassingen in het personeelsbestand. Oudere (duurdere) werknemers die vervangen worden door jongere (goedkopere) werknemers kunnen de gemiddelde uurloonkost doen dalen, omgekeerd is het mogelijk dat verschillende baremieke verhogingen tot een hogere gemiddelde uurloonkost leiden. Het zal dan ook moeilijk af te leiden zijn dat een eventuele stijging van de gemiddelde uurloonkost die de loonnorm overschrijdt een gevolg is van de toekenning van een telewerkvergoeding. Ten slotte is het zo dat het vanuit juridisch oogpunt niet mogelijk is om ex-anta op bedrijfsniveau te gaan controleren of een cao al dan niet conform de loonnorm is. Men moet immers de gemiddelde uurloonkost van een volledige IPA-periode vergelijken, wat enkel ex-post mogelijk is.

Tot slot kan ook melding gemaakt worden van het feit dat de loonnormwet spreekt van 'overeenkomsten' op intersectoraal, sectoraal, bedrijfs- of individueel niveau. Vaak worden telewerkvergoedingen afgesproken in zogenaamde policies, wat eigenlijk neerkomt op eenzijdige documenten die vanuit de werkgever worden gecommuniceerd. Strikt juridisch is een policy ook geen overeenkomst waarop werknemers een juridische invloed kunnen uitoefenen. Tel daarbij nog het feit dat in het licht van exploderende energiekosten, er toch ook wel enig begrip kan getoond worden om een kostenvergoeding die deze stijgende kosten kan dekken, niet te catalogeren als zijnde een inbreuk op de loonnorm.