Vergoedingen bij telewerk: wat zegt de fiscus?

Hoe zit het fiscaal met de tussenkomsten van de werkgever in je kosten voor telewerk? Mag je als thuiswerker je kostenforfait combineren met een terugbetaling van je kosten voor kantoormateriaal? De fiscale administratie zette onlangs de puntjes op de i.

Aan de regelgeving over telewerk - zowel fiscaal als arbeidsrechtelijk - is op zich niets veranderd, maar via een omzendbrief verstrekte de overheid nu wel een helder fiscaal kader. Handig, zeker omdat ook na corona heel wat werknemers aan thuiswerk zullen blijven doen.

Voor alle duidelijkheid: het gaat hierbij om het thuiswerk dat verricht wordt in de private lokalen van de werknemer, dus niet in een satellietkantoor van de werkgever. En het betreft structureel en op regelmatige basis thuiswerken, dat betekent: het equivalent van één werkdag per week (dat is nieuw, voorheen waren 5 werkdagen per maand vereist). De beoordeling daarvan gebeurt op maandbasis. Verschillende arbeidssituaties komen in aanmerking. Ook wanneer bijvoorbeeld een werknemer, om de ochtendspits te vermijden,dagelijks de eerste twee uren van zijn normale werkdag van thuis uit werkt, om de rest van de werkuren voort te zetten op kantoor, is sprake van structureel en regelmatig thuiswerk. Of wanneer iemand deeltijds werkt aan 80%, en van de 4 werkdagen per week 1 dag van thuis uit werkt.
 

Een forfaitaire kantoorvergoeding

Een werkgever kan aan werknemers die op regelmatige basis aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 129,48 euro per maand toekennen. De regering heeft nu beslist om dat bedrag voor de maanden april, mei en juni 2021 tijdelijk te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 euro per maand. Het bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding mag ook tijdens het normale jaarlijkse verlof worden uitbetaald.

Goed om te weten: voor wie deeltijds werkt, moet het bedrag niet evenredig worden verminderd. De werkgever mag dus de maximale forfaitaire kantoorvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten; denk aan het gebruik van een kantoorruimte bij je thuis (inclusief de huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte), prin- ter- en computermateriaal (niet de printer en de computer zelf, maar wel papier, een USB- stick, muismatje, inkt, …), kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpennen, …), nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, tot zelfs water, koffie en versnaperingen.

Fiscaal gezien is een cumulatie toegestaan van deze forfaitaire kantoorvergoeding met een aantal voordelen die niet in het forfait vervat zitten; het gaat om kantoormeubilair/ informaticamateriaal waarvan de reële kost moet worden aangetoond en om voordelen die forfaitair worden geraamd. Dat verduidelijken we hierna.
 

Terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair en informaticamateriaal

Voor dit kantoor- en informaticamateriaal is de terugbetaling vrijgesteld van belastingen en RSZ, los van of in combinatie met de forfaitaire kantoorvergoeding: bureaustoel, bureautafel, bureaukast, functionele bureaulamp, een tweede computerbeeldscherm, een printer/scanner, toetsenbord, muis (ook voetmuis, trackpad of trackball), hoofdtelefoon en ook specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken. Let wel: een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball kunnen in aanmerking komen wanneer je werkgever je dit type kantoormeubilair/ informaticamateriaal in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer. ‘Luxeartikelen’ worden dus niet aanvaard.

Terbeschikkingstelling door de werkgever van kantoormeubilair/informaticamateriaal Je werkgever kan er evenwel ook voor opteren om je het voorgaande ter beschikking te stellen, ook hier al dan niet in combinatie met de forfaitaire kantoorvergoeding. De voorwerpen blijven eigendom van je werkgever.
 

Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement

Wanneer je het internet werkelijk gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de tussenkomst van je werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum 20 euro per maand. Werk je deeltijds, dan moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd.

De administratie aanvaardt de toekenning van dit forfait slechts als je werkgever niet op een andere manier in de kosten van je privé-internetaansluiting en -abonnement tussenkomt, bv. door een deel van de factuur van je internetabonnement ten laste te nemen.

Wel mag deze forfaitaire vergoeding gecumuleerd worden met de andere vergoedingen en terbeschikkingstellingen die we hier opsommen.
 

Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privécomputer, eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner

Wanneer je je privécomputer (desktop/laptop/ tablet, evenals de randapparatuur en noodzakelijke software voor de uitoefening van je thuiswerk) werkelijk gebruikt in het kader van telewerk, mag de tussenkomst van je werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum 20 euro per maand. Ook hier moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd bij deeltijdse prestaties.

De administratie aanvaardt de toekenning van dit forfait op voorwaarde dat de werkgever niet op een andere manier in deze kosten tussenkomt, bv. door een deel van de aankoopprijs van de computer ten laste te nemen of zelf in een draagbare pc of tablet te voorzien.

Nieuw forfait: bij het professioneel gebruik van een tweede computerscherm, printer/scanner zonder privécomputer kan jou gedurende maximaal 3 jaar een vergoeding van 5 euro per maand per item worden toegekend (maximaal 10 euro per maand), ook als je deeltijds werkt.

Let op: beide forfaits kunnen niet onderling gecumuleerd worden; er dient dus gekozen te worden tussen een vergoeding van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur of een vergoeding van maximum 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer. Cumulatie is wel mogelijk met de forfaitaire kantoorvergoeding of de andere voordelen die we hierboven beschreven, voor zover het niet over dezelfde apparaten gaat als waarop het forfait van toepassing is.
 

Toegepast op thuiswerksituaties vanaf 1 januari 2020

De omzendbrief die deze regelingen behandelt, is in werking getreden op 1 maart 2021, maar de fiscus zal de principes ervan al toepassen op situaties van thuiswerk vanaf 1 januari 2020.

Nog dit: de RSZ heeft beslist zich aan te sluiten bij het standpunt van de fiscus. Alle vrijstellingen gelden dus zowel fiscaal als parafiscaal.