Taken van de secretaris van de OR
Op deze pagina:
Wie ?
De secretaris is een lid van de werknemersafvaardiging. Hij wordt aangeduid door de werknemersafvaardiging volgens de modaliteiten vastgelegd in het huishoudelijk reglement.
Wanneer hierover niets is voorzien dan stelt de werknemersafvaardiging in onderling akkoord de secretaris aan. Wanneer er geen akkoord mogelijk is, wordt de secretaris aangeduid door de vakbond waarvan de lijst het grootst aantal stemmen heeft behaald voor alle categorieën samen (arbeiders, bedienden, jongeren en kaders).
Voor de plaatsvervangende secretaris gelden dezelfde voorwaarden.
Taken
We wensen te benadrukken dat de opdracht van de secretaris van de ondernemingsraad zeer belangrijk is. Deze rol is vastgesteld door het huishoudelijk reglement. Het is aangewezen om de taken van de secretaris verder te verduidelijken in het huishoudelijk reglement. De hele administratie van de ondernemingsraad berust immers bij de secretaris.
Agenda
Elk lid van de ondernemingsraad heeft het recht punten voor de agenda in te dienen. De secretaris zorgt ervoor dat de gevraagde punten op de agenda worden geplaatst. De termijn voor het indienen van een agendapunt wordt in het huishoudelijk reglement bepaald.
Archief
De secretaris houdt het archief bij. De werkgever moet hiervoor de nodige middelen voorzien (afsluitbare kast).
In toepassing van het koninklijk besluit betreffende de economische en financiële informatie moet de secretaris een kopie krijgen van de schriftelijke mededelingen die de werknemersafgevaardigden doen aan het personeel.
Oproeping
Het is de voorzitter die de ondernemingsraad bijeen roept. In het huishoudelijk reglement is bepaald welke de termijn voor oproeping is en op welke wijze dit moet gebeuren (schriftelijk, per e-mail, enz.).
De secretaris moet nagaan of alle documenten die op de ondernemingsraad worden besproken ter beschikking zijn. De secretaris zal de uitnodigingen versturen eventueel samen met de agenda en alle nodige stukken.
Verslag
De secretaris maakt de verslagen van de ondernemingsraad op. Dit is één van de belangrijkste taken van de secretaris. Het verslag moet bevatten:
- de gedane voorstellen;
- de genomen beslissingen;
- een getrouwe weergave van de beraadslagingen.
Het verslag moet bij de opening van de volgende vergadering worden voorgelezen en goedgekeurd.
Elk lid van de ondernemingsraad heeft het recht om opmerkingen te maken en wijzigingen te vragen. In het huishoudelijk reglement wordt bepaald hoe het verslag moet worden opgemaakt, goedgekeurd en ter beschikking gesteld van de leden van de ondernemingsraad.
We wensen te benadrukken dat een goed verslag belangrijk is zodat er achteraf geen discussie is. Ingeval van betwisting kunnen de verslagen als bewijsmateriaal worden aangewend in procedures voor de arbeidsrechtbank.
De wet, behalve in een aantal specifieke gevallen (aanstelling bedrijfsrevisor, outplacement, enz) heeft de wijze waarop beslissingen genomen worden in de ondernemingsraad niet uitdrukkelijk geregeld. We bevelen dan ook sterk aan om deze wijze op te nemen in het huishoudelijk reglement. Indien er geen regels worden afgesproken in het huishoudelijk reglement dan geldt de unanimiteitsregel.
De secretaris moet ervoor zorgen dat eventuele beslissingen correct worden opgenomen in het verslag.
Informatie aan het personeel
In het huishoudelijk reglement moet worden afgesproken op welke wijze het personeel wordt voorgelicht en in kennis gesteld van de activiteiten van de ondernemingsraad. Indien de voorkeur gegeven wordt aan een beknopt verslag (samenvatting) dan is het aangewezen dat de secretaris nagaat of alle afgevaardigden (werknemers en werkgever) akkoord gaan met de inhoud ervan.
De nodige tijd en faciliteiten
De opdrachten van de secretaris vergen extra tijd. Het betreft onder andere:µ
- het voorbereiden van de vergaderingen,
- het opmaken van de verslagen,
- het bijhouden van het archief,
- enz.
Het is aangewezen om in het huishoudelijk reglement hierover afspraken te maken.
Een vaak voorkomend probleem is de uitvoering van bepaalde taken buiten de werkuren. Een eventuele recuperatieregeling wordt best opgenomen in het huishoudelijk reglement. De werkgever moet ook de nodige materiële middelen (bijvoorbeeld papier, briefomslagen, enz.) ter beschikking stellen van de secretaris. Eventueel kan de werkgever ook iemand aanduiden om de secretaris administratief te ondersteunen.
Nuttige documentatie
- Praktische Gids voor de leden van de ondernemingsraad (uitgave FOD)
- De Weetwijzer (uitgave ACLVB)