Een belangrijke fase in de verkiezingsprocedure is de lijstvorming. Op de verkiezingskalender is dat X+35, gelegen in de periode van 17 maart tot en met 30 maart 2020, naargelang de datum van de verkiezingen. Dat is de laatste dag waarop de kandidatenlijsten kunnen worden ingediend. Ook nadien zijn er een aantal belangrijke data die verband houden met de lijstvorming.
Wie dient de lijsten in?
De kandidaturen voor alle categorieën van werknemers en voor de Ondernemingsraad en het Preventiecomité mogen slechts worden voorgedragen door de representatieve interprofessionele vakorganisaties ACLVB, ACV en ABVV (hierna: vakbonden). Die kunnen wel een mandaat geven aan hun beroepscentrales, maar in ieder geval kan er slechts één lijst per interprofessionele organisatie en per categorie van werknemers worden neergelegd.
Dit syndicaal monopolie leidde in het verleden tot een uitgebreide betwisting, aangestuurd door het Vlaams Belang. Ook bij de laatste sociale verkiezingen werd het autonoom recht van de vakbonden om hun kandidaten vrij te kiezen bevestigd (Arb. Gent 14.04.2016).
In de ondernemingen die ten minste 15 kaderleden tewerkstellen, kunnen voor de Ondernemingsraad ook kandidatenlijsten worden ingediend tot verkiezing van personeelsafgevaardigden die de kaderleden vertegenwoordigen, door:
- de representatieve organisatie van kaderleden (de Nationale Confederatie van het Kaderpersoneel)
-
ten minste 10% van de kaderleden van de onderneming (de zogenaamde huislijsten), met dien verstande dat het aantal ondertekenaars ter ondersteuning van deze lijst niet minder mag zijn dan vijf indien het aantal kaderleden minder bedraagt dan vijftig, en niet minder dan tien indien het aantal kaderleden minder bedraagt dan honderd. Eén kaderlid mag slechts één lijst ondersteunen (Arb. Brussel 4.05.2000).
De lijst moet tijdig ingediend zijn
Ten laatste op X+35 moeten de kandidatenlijsten worden ingediend, bij voorkeur op elektronische wijze via de webapplicatie van de FOD WASO, ofwel middels verzending per post of overhandiging aan de werkgever. De datum voor het indienen van de lijsten wordt vastgesteld op de datum van indienen via de webapplicatie, de verzending per post of de datum van overhandiging aan de werkgever.
Iedere na die datum ingediende lijst kan niet meer in aanmerking worden genomen. De datum waarop de lijst bij de werkgever per post is toegekomen, is van geen belang (Arb. Charleroi 16.05.2000; Arb. Veurne 18.05.2000).
De lijsten moeten worden ingediend bij de werkgever zelf en niet bij de Ondernemingsraad (Arb. Hasselt, 5.04.1983).
Hoeveel kandidaten?
Het aantal mandaten wordt berekend op basis van het aantal werknemers tewerkgesteld op dag X, zijnde 90 dagen voor de dag van de verkiezingen.
De personen die tot het leidinggevend personeel behoren tellen mee voor de berekening van het aantal mandaten op dag X, op voorwaarde dat ze met een arbeidsovereenkomst worden tewerkgesteld (Arb. Charleroi 8.04.2016).
Het aantal mandaten kan conventioneel verhoogd worden, mits een eenparig akkoord tussen de werkgever en de vakbonden ten laatste op dag X. Indien het bewijs niet voorligt dat dit akkoord werd gesloten uiterlijk op dag X, zal hiermee geen rekening worden gehouden (Arb. Brussel 8.03.2016). Een vakbond die het akkoord niet mee heeft ondertekend, kan het aanvechten. Het akkoord van het NCK daarentegen is niet vereist. In 2016 heeft het NCK zich verzet tegen dergelijke akkoorden, doch deze betwistingen werden door verschillende arbeidsrechtbanken verworpen.
Op dag X wordt zowel het aantal mandaten als de verdeling ervan definitief vastgesteld. Het is niet mogelijk om achteraf mandaten over te dragen van een categorie waarvoor geen kandidatenlijst werd ingediend (bv. jeugdige werknemers) naar een categorie die wel vertegenwoordigd is (Arb. Aalst 15.06.2016).
Op de lijsten mogen niet meer kandidaten voorkomen dan er gewone en plaatsvervangende mandaten voor die categorie werden toegekend. Indien er te veel kandidaten op de lijst staan, dan is de volledige lijst nietig (Arb. Brussel 27.04.2016). De kandidaten moeten behoren tot de categorie waarvoor zij ter verkiezing worden voorgedragen (arbeiders, bedienden, jeugdige werknemers of kaderleden). Zij moeten bovendien behoren tot de technische bedrijfseenheid waar hun kandidatuur werd voorgedragen.
Het al dan niet behoren tot een categorie van werknemers wordt vastgesteld in functie van de inschrijving op de kiezerslijsten, zelfs al is de categorie intussen gewijzigd. Een kandidatuur die tegen deze regel indruist, is nietig (Arb. Brussel 22.04.2008). Deze nietigheid heeft tot gevolg dat de vakbond de kandidaat niet meer kan vervangen (Arb. Brussel 26.04.2016).
Eenzelfde kandidaat mag op niet meer dan één kandidatenlijst worden voorgedragen. Als een kandidaat voorkomt op twee of meer lijsten (d.w.z. van verschillende categorieën of vakbonden), zijn de gevolgen niet min: in dat geval moet de kandidaat van de beide lijsten worden geschrapt (Arb. Waals-Brabant 2.05.2016). Dit belet uiteraard niet dat eenzelfde kandidaat kan voorkomen op de lijst voor de Ondernemingsraad en op de lijst voor het Comité.
Desondanks moet de werkgever een kandidatenlijst die niet voldoet aan de voorwaarden, toch aanplakken. Er kan wel beroep worden ingesteld tegen een dergelijke lijst (Cass. 12.03.1984).
Onvolledige lijsten mogen wel ingediend worden. Maar om aanleiding te kunnen geven tot een effectieve oprichting van een Ondernemingsraad of een Comité, moet het totale aantal voorgedragen kandidaten op alle lijsten samen, minimum twee zijn.
De organisaties die de kandidatenlijsten hebben voorgedragen, kunnen die, indien nodig, nog wijzigen tot het verstrijken van de termijn van X+35. Dit recht om de ingediende lijsten te wijzigen, is aan geen enkele beperking onderworpen (Arb. Brussel 4.05.1995). Het is de laatst ingediende kandidatenlijst die de werkgever moet aanplakken.
Evenwicht m/v
Er geldt een morele inspanningsverplichting om ‘in de mate van het mogelijke’ te zorgen voor een evenwichtige verhouding van het aantal mannelijke en vrouwelijke kandidaten ten opzichte van het aantal mannelijke en vrouwelijke leden. Dit zal na de verkiezingen van 2020 geanalyseerd worden, wat moet leiden tot een advies van de NAR en een eventuele aanpassing van de wet.
Het is echter niet mogelijk om te eisen om op basis van een evenwichtige verhouding op de lijst te worden gezet. De vakbonden kiezen autonoom hun kandidaten (Arb. Brussel 2.05.2016).
Aanplakking en interne klachtenprocedure tegen de kandidatenlijsten
Op datum X+40, gelegen in de tijdsspanne van 22 maart tot en met 4 april 2020, moet de werkgever overgaan tot aanplakking van de kandidatenlijsten. De aanplakking kan worden vervangen door het ter beschikking stellen van een elektronisch document, voor zover de werknemers er toegang tot hebben gedurende hun normale werkuren.
De kandidatenlijsten worden geklasseerd in de volgorde volgens het bij loting toegekend nummer, zijnde opnieuw nummer 1 voor de ACLVB.
Zoals hierboven al vermeld, moeten ook ongeldige lijsten worden aangeplakt. De kandidatenlijsten moeten worden aangeplakt zoals de vakorganisaties ze hebben ingediend (Cass., 12.03.1984). De werkgever mag dus niet zelf meteen verbeteringen aan de lijst aanbrengen, zelfs niet in die gevallen waar een klacht om evidente redenen onmiddellijk zou worden aanvaard (Arb. Bergen, 10.04.1987). Een werkgever kan evenmin uit eigen beweging beledigende bijnamen die op de lijst zouden voorkomen schrappen, anders zou de procedure nietig verklaard worden (Arb. Luik, 25.04.2012). Door een wetswijziging is het voortaan mogelijk om de voornaam van een kandidaat meteen te laten volgen door de gebruikelijke voornaam of roepnaam.
De rangschikking van de kandidaten op een lijst behoort tot de beoordelingsbevoegdheid van de vakorganisatie; de werkgever heeft daar niets over te zeggen (Arb. Antwerpen, 8.05.1995).
Uiterlijk op datum X+47 – die valt in de periode van 29 maart tot en met 11 april 2020 – kan er bij de werkgever klacht worden ingediend tegen een kandidatenlijst door de werknemers die op de kiezerslijst voorkomen (dus niet het leidinggevend personeel) en door de representatieve organisaties van werknemers en kaderleden. De wet zegt dat het kan gaan over “elke klacht die zij nuttig achten”.
De klacht kan theoretisch mondeling gebeuren (Arb. Brussel 5.05.2000), maar dat is absoluut af te raden, omdat zowel de identiteit van de indiener als het bestaan en de inhoud van de klacht moeten kunnen bewezen worden.
Binnen diezelfde termijn kan een kandidaat zich terugtrekken of kan hij één van zijn kandidaturen intrekken wanneer hij tezelfdertijd op meerdere lijsten werd voorgedragen. Ook verbeteringen van de naam, voornaam of roepnaam zijn nog mogelijk.
Op X+48 moet de werkgever de klachten en de intrekkingen melden aan de vakorganisatie die de kandidaturen heeft voorgedragen.
Tot X+54 kunnen deze organisaties wijzigingen aanbrengen die het gevolg zijn van een klacht, wanneer zij dit nodig achten. Het is enkel mogelijk om de ingediende kandidaturen te wijzigen, niet het aantal kandidaten op de lijst.
De arbeidsrechtbank als laatste toevlucht
Het is slechts als deze interne bezwaarprocedure binnen de onderneming niet het gewenste resultaat heeft, dat de betrokken werknemers en de organisaties van werknemers en kaderleden de stap kunnen zetten naar de arbeidsrechtbank. Dit dient te gebeuren uiterlijk op dag X+61. Beroep kan enkel worden ingesteld voor zover er een bezwaar binnen de onderneming werd ingediend. Als dit niet het geval was, dan is het beroep niet ontvankelijk (o.m. Arb. Bergen 22.05.2000).
Ook de werkgever kan zich tot de arbeidsrechtbank wenden zo hij bezwaren heeft tegen een kandidatenlijst. Dit kan uiterlijk tot de datum X+52 wanneer er geen andere klacht tegen die lijst werd ingediend. Indien daarentegen in de onderneming wel een klacht werd ingediend, heeft de werkgever de mogelijkheid om beroep in te stellen tot en met X+61. Anders zal het beroep als onontvankelijk worden beschouwd (Arb. Brussel 18.04.2012).
Vervanging mogelijk?
Tot datum X+76 kunnen de vakbonden, de organisatie van kaderleden of de kaderleden die een huislijst hebben voorgedragen, na raadpleging van de werkgever een kandidaat vervangen in de volgende gevallen:
- bij overlijden van een kandidaat
- bij het ontslag gegeven door een kandidaat uit zijn betrekking in de onderneming
- wanneer een kandidaat ontslag neemt uit de organisatie die hem als kandidaat heeft voorgedragen
- bij wijziging van de categorie van een kandidaat
- bij intrekking door de kandidaat van zijn kandidatuur
Wat die laatste mogelijkheid betreft, is het zo dat enkel een werknemer die op geldige wijze zijn kandidatuur heeft ingetrokken (uiterlijk tot en met X+47), kan worden vervangen. Een kandidatuur die niet tijdig werd ingetrokken kan niet meer vervangen worden, aangezien X+47 een vervaltermijn is (Arb. Mechelen 27.06.2016).
Wanneer een kandidaat zijn kandidatuur voor het Comité intrekt, kan daaruit niet worden afgeleid dat hij ook zijn kandidatuur voor de Ondernemingsraad wenste in te trekken (Arb. Brussel 28.04.2000).
De vervanging van een kandidaat is enkel mogelijk indien de oorspronkelijke kandidatuur ook geldig was (Arb. Brussel 20.04.2016).
De vervanging moet worden meegedeeld a.d.h.v. een document conform aan het model dat bij de verkiezingswet gaat.
Een nieuwe kandidaat zal, naar keuze van de vakorganisatie, op de lijst voorkomen hetzij op dezelfde plaats als de kandidaat die hij vervangt, hetzij op de laatste plaats van dezelfde lijst.
De definitieve kandidatenlijst
Op datum X+77 (13 dagen voor de verkiezingsdatum Y) zijn de kandidatenlijsten definitief geworden. Ze mogen niet meer worden gewijzigd, zelfs niet indien naderhand blijkt dat een kandidaat niet aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden voldoet (Arb. Luik 17.04.2012).
Eens de kandidatenlijsten definitief zijn, kan de werkgever overgaan tot de opmaak van de stembiljetten.